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Qué es un archivo .ost y en qué se diferencia de un .pst

Outlook guarda el correo en el disco en dos formatos que se parecen por dentro y se comportan de manera opuesta. Uno lo puedes copiar a un USB y abrirlo en otro equipo. El otro no sirve de nada fuera del computador donde se creó, y normalmente la gente descubre esa diferencia justo cuando ya es un problema.

Esta página explica qué es cada uno, por qué Outlook los trata distinto y cómo saber cuál tienes delante.

La diferencia en una frase

Todo lo demás sale de ahí. El .pst es el original; el .ost es un reflejo. Y un reflejo deja de tener sentido cuando desaparece aquello que reflejaba.

Qué es un archivo .pst

Personal Storage Table. Es el formato con el que Outlook guarda correo que te pertenece a ti y a nadie más: mensajes, carpetas, contactos, citas y adjuntos, todo dentro de un único archivo.

Lo importante es que es autónomo. Puedes copiarlo a otro disco, enviarlo, archivarlo durante diez años y abrirlo en cualquier Outlook sin necesitar ninguna cuenta ni conexión. Lo que hay dentro está completo.

Se usa sobre todo para tres cosas:

• Cuentas de correo antiguas de tipo POP, que descargan los mensajes al equipo.
• Archivar correo viejo para quitarlo del buzón sin perderlo.
• Exportar un buzón para llevárselo, que es el caso que más nos interesa aquí.

Qué es un archivo .ost

Offline Storage Table. Es la copia local de un buzón que realmente está en un servidor: Exchange, Microsoft 365 o IMAP.

Cuando configuras una cuenta de ese tipo, Outlook descarga el buzón al disco y lo mantiene sincronizado. Gracias a eso puedes leer tu correo en un avión, escribir respuestas sin conexión y trabajar con normalidad cuando la red va mal: Outlook está leyendo del archivo local, y envía los cambios al servidor cuando vuelve la conexión.

Nadie lo crea a propósito. Outlook lo genera solo al configurar la cuenta, y la mayoría de la gente no sabe que existe hasta que un día lo encuentra ocupando varios gigabytes.

Las diferencias, una por una

Por dentro son casi el mismo archivo

Esto sorprende a quien lo mira por primera vez: los dos formatos comparten la misma estructura interna. La forma de organizar nodos, bloques y propiedades es idéntica, y los primeros cuatro bytes de ambos son la misma firma, !BDN.

Lo que los separa cabe en dos caracteres. En la posición 8 del archivo hay un campo que dice de qué tipo es: SM para un .pst, SO para un .ost. Outlook lee ese campo antes que nada y decide si lo trata como un archivo propio o como la copia de un buzón ajeno.

De ahí sale la pregunta que llega sola: si la diferencia son dos letras, ¿no basta con cambiar la extensión del archivo? No, y en otra página lo explicamos con los bytes delante.

Cómo saber cuál tienes

Si solo quieres salir de dudas, mira el nombre completo del archivo. Windows oculta las extensiones por defecto, así que conviene activarlas: en el Explorador, pestaña Vista → Mostrar → Extensiones de nombre de archivo.

Después, dos señales bastante fiables:

• Se llama como una dirección de correo ([email protected]) y está dentro de AppData: es un .ost. Outlook los nombra así.
• Tiene un nombre que eligió una persona (archivo 2019.pst, backup correo.pst) y está en Documentos o en un disco externo: es un .pst.

Y la prueba definitiva: intenta abrirlo con Archivo → Abrir y exportar → Abrir archivo de datos de Outlook. Si es un .pst correcto, se abre. Si es un .ost, Outlook se niega.

Qué pasa cuando la cuenta desaparece

Aquí es donde la diferencia deja de ser técnica y se vuelve un problema real.

Mientras la cuenta funciona, el .ost no importa: si pierdes el equipo, configuras la cuenta en otro y Outlook vuelve a descargarlo todo del servidor. El archivo local es prescindible porque el original está arriba.

Cuando la cuenta se cierra, se invierte. El buzón del servidor se elimina, y ese archivo local que nunca te importó pasa a ser la única copia que queda de años de correo. Sigue completo, con los mensajes y los adjuntos dentro, pero Outlook no te deja abrirlo porque el perfil que lo creó ya no existe.

Una nota sobre el Outlook nuevo

El Outlook que Microsoft distribuye ahora con Windows 11 —el que sustituye a la aplicación Correo— no usa archivos .ost. Guarda sus datos en otro sitio y con otro formato.

Importa para no perder tiempo: si buscas tu .ost y solo tienes ese Outlook, no vas a encontrar ninguno. Los archivos .ost los crea el Outlook de escritorio clásico, el que viene con Microsoft 365 u Office.